Organiser Son Déménagement de Bureau en Bulgarie

 

Planifiez votre déménagement avec Allied – Déménageur en Bulgarie

Quelque soit la taille de votre projet de déménagement, il vous prendra énormément de temps, d’efforts et d’énergie. Comme avec la plupart des grands projets, la planification préalable vous sera d’un grand bénéfice.

Ce qu’il faut savoir

Vous ne pourrez pas gérer un déménagement ou transfert de Bureau seul et c’est la raison par laquelle il est important que vous impliquiez tout votre personnel dont vous aurez besoin de l’aide pour des tâches spécifiques à des moments particuliers. Cela dit, les gens en général n’aiment pas le changement, il sera très important de savoir communiquer avec votre personnel, vos clients et les fournisseurs (voir le chapitre 5). Il est important de ne pas laisser courir de rumeurs sur le début d’un déménagement avant que vous ne soyez prêt et que vous ne l’ayez annoncé, cela peut perturber inutilement votre personnel. Dans les premières étapes de la planification et avant que vos plans soient finalisés, vous ne devriez impliquer que les personnes nécessaires ou indispensable.

Votre équipe

Au moment opportun, vous devrez nommer une équipe de collaborateurs clés. Cette équipe doit connaître votre entreprise et avoir une bonne connaissance des questions et les tâches nécessaires qui seront abordées à travers tous les départements. Initialement, ce devrait être une petite équipe de quelques cadres supérieurs.

Chef de projet

Désigner un chef de projet interne dès que vous le pouvez. Il sera responsables de :
• Coordonner l’ensemble des plans et des arrangements

• Superviser le calendrier du déménagement
• Identifier les problèmes potentiels ou les goulots d’étranglement • Assurer le suivi des dépenses

L’équipe du projet

Une équipe de projet devra accompagner le chef de projet et assumer la responsabilité de certains aspects du déménagement. Assurez-vous que l’équipe ne soit pas trop grande et encombrante, mais vous devrez vous assurer que tous les départements clés sont représentés.
Les membres de l’équipe du projet peuvent inclure des représentants de :

  • HT
  • Finance
  • Ressources Humaines
  • Service de gestion des installations
  • Le service marketing
  • Le service Opération

Le responsable est habituellement un cadre supérieur, mais pas le chef de projet

Tâches de l’équipe

Le rôle de l’équipe du projet est de discuter et d’accepter :

  • Le calendrier déménagement
  • Les responsabilités
  • Les procédures de notification
  • des délais et des dates définies.

Le succès de l’équipe est essentiel au bon déroulement du projet. Leur pleine acceptation du déménagement est essentielle.

Les meilleurs conseils pour préparer le déménagement de vos bureaux

  • Prévoyez suffisamment de temps pour planifier le déménagement
  • Nommer votre chef de projet et l’équipe de projet dès le début
  • Définir les tâches, responsabilités et procédures de communication
  • Définir le calendrier du déménagement, des délais et des dates
  • Analyser les besoins de chaque département et planifier l’organisation du nouvel espace
  • Communiquer le plan de déménagement à vos employés
  • Analyser et rationaliser l’archivage, le stockage, les fournitures de bureaux
  • Gérer le personnel et le lieu de travail
  • Choisir votre entreprise de déménagement au moins trois mois avant votre déménagement pour obtenir les conseils et de connaître les coûts du projet
  • Connaître et comprendre les ressources dont vous aurez besoin – nommer des conseillers spécialisés en temps et en heure
  • Vous assurer que votre déménageur fournit un plan déménagement détaillé en allouant les ressources nécessaires dans le devis